Ultimo aggiornamento: 31 Gennaio 2023
Astellas Pharma Inc. e le sue affiliate in tutto il mondo ("Astellas", "noi", "nostro") rispettano il diritto alla privacy degli Operatori sanitari (“HCP”) e si impegnano a trattare i dati personali in conformità agli obblighi in materia data protection; per questo motivo abbiamo sviluppato questa Informativa Privacy ("Informativa"), che chiarisce perché e come raccogliamo, condividiamo e utilizziamo i dati personali degli Operatori Sanitari ("Dati personali"), e come possono essere esercitati i relativi diritti. Per Operatore Sanitario si intende qualsiasi persona in grado di prescrivere, somministrare, acquistare o distribuire prodotti Astellas o di influenzare in altro modo l'utilizzo, o la decisione di acquisto, di un prodotto Astellas. Tra gli operatori sanitari vi sono – a titolo esemplificativo e non esaustivo – medici, infermieri, farmacisti, coordinatori dei trapianti ed eventuali ulteriori soggetti, la cui definizione può dipendere dalla legislazione locale.
Si invitano gli HCP a leggere attentamente la presente Informativa. Nel caso di domande o commenti, si invitano gli HCP di inoltrare una richiesta ai contatti indicati nella sezione "Come contattarci".
Astellas Pharma Inc., insieme ad Astellas Pharma S.p.A sono contitolari del trattamento dei dati personali. Maggiori informazioni sulla relativa affiliata Astellas possono essere reperite al seguente link: https://www.astellas.com/it/.
Astellas è un'azienda farmaceutica mondiale, la cui Società Capo Gruppo ha sede a Tokyo, in Giappone. La mission aziendale è migliorare la vita dei pazienti. Per ulteriori informazioni su Astellas, comprese le informazioni sulle nostre aree terapeutiche, consultare le sezioni "Informazioni" e "Aree terapeutiche" del nostro sito web all'indirizzo https://www.astellas.com/it/.
Raccogliamo i dati personali degli HCP da diverse fonti, comprese le informazioni raccolte direttamente dagli HCP e da documenti o moduli che vengono forniti ad Astellas per partecipare ad iniziative sponsorizzate o supportate dalla Società, come attività di ricerca e sviluppo clinico, ricerche di mercato, studi di evidenza cliniche, o in altri contesti; da partner commerciali (cioè la Società di appartenenza), terze parti (ad es. fornitori o agenzie mediche) o fonti disponibili pubblicamente, compresi registri professionali, riviste e portali scientifici, PubMed, ClinicalTrials.gov, siti web di congressi, siti web universitari o ospedalieri, registri nazionali, piattaforme di social media come LinkedIn, Facebook, ecc. e motori di ricerca online; curriculum e lettere di presentazione; database online e di altro tipo (come i database di HCP gestiti da fornitori di dati specializzati) e siti web, che possono essere di proprietà e gestiti da terze parti.
I dati personali trattati da Astellas rientrano ampiamente nelle categorie di dati personali descritte di seguito. La portata effettiva dei dati personali trattati da Astellas dipende dai tipi e dai volumi effettivi delle interazioni con gli HCP e si limita ai dati personali necessari per consentire ad Astellas di raggiungere le finalità di tali interazioni.
Categorie di dati personali |
Esempi |
Dati personali e dati anagrafici |
Nome e cognome; nazionalità; luogo e data di nascita; foto personali o immagini/voce in registrazioni per scopi commerciali (ove applicabile); dettagli relativi all’identità (numero di passaporto, numero di registrazione medica/ ID di autorizzazione, ID unico del partner commerciale Astellas), nome del profilo su piattaforme di social media |
Dati di contatto |
Indirizzo postale (casa e/o luogo di lavoro); numeri di telefono; indirizzi e-mail |
Informazioni professionali | Titolo professionale, luogo di esercizio della professione, il/i campo/i medico/i di attività, le qualifiche professionali e le attività scientifiche (e.g. anni di esperienza clinica, numero di pubblicazioni di ricerche e articoli accademici o scientifici, partecipazione a comitati consultivi e sperimentazioni cliniche e altri studi di ricerca con Astellas e altre aziende, posizioni di leadership, presentazioni, appartenenza ad associazioni professionali, consigli e comitati (anche per i controlli sul conflitto di interessi); curriculum; competenze linguistiche |
Dati necessari a gestire i pagamenti |
Dettagli relativi ad un contratto in essere, ammontare dei valori trasferiti sulla base del contratto (beneficiario finale); codice fiscale/numero di previdenza sociale; numeri di identificazione professionale; dettagli del conto corrente bancario |
Dati relativi a viaggi di lavoro e all’organizzazione di riunioni | Informazioni su viaggio/alloggio/soggiorno relative a viaggi di lavoro ed eventi, condizioni speciali (preferenze/esigenze alimentari, altre informazioni) |
Dati elettronici identificativi |
I dati di identificazione elettronica, se richiesti, allo scopo di fornire servizi attraverso i siti web o le applicazioni che gestiamo come nome utente, password, indirizzo IP, tipo di dispositivo, numeri unici di identificazione del dispositivo, tipo di browser, ampia localizzazione geografica (e.g. Paese o città) e altre informazioni tecniche, registrazione di immagini o suoni. Possiamo anche raccogliere informazioni su come il dispositivo ha interagito con il sito web aziendale o l’applicazione, comprese le pagine visitate e i documenti, file o applicazioni che sono state scaricate (usiamo Google Analytics o Adobe Analytics per questo scopo). Astellas utilizzerà le tue informazioni personali per verificare che tu sia un operatore sanitario anche utilizzando il servizio di IQVIA Inc. IQVIA Inc. condivide queste informazioni con Astellas tramite licenza. Ulteriori informazioni su come IQVIA elabora i tuoi dati è disponibile qui |
Dati relativi alle interazioni con Astellas | Dettagli delle interazioni con Astellas, come il tipo di riunioni che abbiamo tenuto, gli argomenti discussi, le conoscenze tecniche dell’HCP e le domande da questi formulate sulla nostra attività e sui nostri prodotti, il tipo di materiale fornito o condiviso e qualsiasi feedback che sia stato fornito (e.g. nel caso di compilazione di moduli per partecipare o durante un evento Astellas, o quando viene fornito un feedback in un sondaggio), così come le opinioni e le prescrizioni ai pazienti, le abitudini riguardanti i pazienti e la diagnosi, e informazioni simili che possono anche essere raccolte come ricerche di mercato e/o dati di attraverso un'agenzia di terze parti o un broker di dati; informazioni riguardanti l’utilizzo, le risposte e/o preferenze, compresi i canali di comunicazione e la frequenza. Alcuni servizi, siti web o applicazioni, come Astellas-Pro, catturano i dettagli della visita dell’HCP al sito, le pagine visitate, ecc. ma solo se è stato acquisito il relativo consenso all’utilizzo dei cookie, come spiegato ulteriormente alla voce "Cookie e tecnologie di tracciamento simili" nell’informativa relativa al servizio, sito web o applicazione, ecc. utilizzati dalla Società per raccogliere i relativi dati. |
Trattiamo i Dati Personali degli HCP principalmente per finalità di interesse legittimo, per l’esecuzione del contratto e, ove richiesto dalla legge, per gestire il nostro rapporto con gli HCP, e in particolare per le seguenti finalità:
Nr |
Finalità del trattamento |
1 |
Sviluppare e rafforzare il nostro rapporto professionale con gli HCP e migliorare la conoscenza dei prodotti Astellas; migliorare la nostra conoscenza delle aree di malattia rilevanti e delle tendenze nella gestione dei pazienti per migliorare la nostra capacità di fornire trattamenti di valore che migliorino la vita dei pazienti; condurre una segmentazione generale degli stakeholders all'interno dell’area geografica e di competenza; identificare i principali esperti esterni del settore, nonché individuare i siti di studio pertinenti per lo svolgimento di studi clinici |
2 |
Gestire il nostro rapporto con gli HCP nei nostri database clienti (come Veeva o Sales Force), compresa la pianificazione di potenziali collaborazioni, contatti, visite e incontri (virtuali e/o fisici) e le successive attività. Ciò comprenderà la pianificazione, il reporting e il monitoraggio delle nostre attività con gli HCP e dei materiali forniti, compresa la misurazione delle nostre interazioni per aiutare a sviluppare, distribuire e valutare le informazioni fornite sulle malattie e sui prodotti e servizi di Astellas e garantire che siano pertinenti in base alle competenze, interessi e preferenze, sulla base della nostra valutazione e classificazione del profilo e opinioni, routine e pratiche degli HCP; sviluppare database di leader ed esperti in diverse aree terapeutiche e comprendere l’approccio scientifico e terapeutico e la assicurare la soddisfazione per i prodotti e servizi di Astellas |
3 |
Gestire la nostra interazione con gli HCP in relazione a un contratto in base al quale i servizi saranno forniti dagli HCP, anche per determinare il livello appropriato di retribuzione in base alle qualifiche professionali (valore di mercato), eseguire i nostri obblighi ed esercitare i nostri diritti in base a tale contratto, o se i servizi saranno forniti da parte di Astellas o all'organizzazione di riferimento |
4 | Documentare le nostre transazioni e garantire la trasparenza sui trasferimenti di valore in cui gli HCP siano il beneficiario finale (come il contributo ai costi relativi agli eventi educativi gestiti da Astellas, comprese le spese di viaggio e alloggio, i compensi per i servizi di relatore e di consulenza) |
5 |
Gestire i consensi forniti ad Astellas (come i consensi per il marketing) o i consensi affinché Astellas divulghi le informazioni personali che riguardano gli HCP derivanti dai contratti in essere (compresi, senza limitazione, nome e l'importo e/o il valore dei trasferimenti effettuati in base a tali contratti) dove tale consenso è richiesto dal codice o dalla legge |
6 | Gestire le nostre risorse IT, compresa la gestione dell'infrastruttura e la continuità operativa, e darvi accesso alle nostre informazioni e ai nostri servizi, anche per garantire la restrizione di accesso per i servizi e le informazioni che sono limitati ai soli HCP; per capire meglio l’uso dei nostri siti web e/o applicazioni e quali contenuti sono di interesse in modo da poter migliorare la qualità e la pertinenza del nostro sito web e/o applicazioni, e per analisi interne. Alcune di queste informazioni possono essere raccolte utilizzando cookie e tecnologie di tracciamento simili, come spiegato ulteriormente al momento della raccolta dei cookie |
7 | Gestire qualsiasi richiesta di medicinali (e.g. campioni o per uso compassionevole) e di informazioni mediche, comprese le informazioni relative ai pazienti o a chi li assiste, se rilevanti |
8 |
Quando richiesto o consentito dalla legge, dal codice di condotta o se necessario, per permettere ad Astellas di proteggere i suoi interessi, incluso quello di gestire il nostro programma di compliance aziendale per rispettare i requisiti normativi, di settore o le best practices e gli obblighi etici, per scopi di monitoraggio, audit o ispezione; per stabilire diritti legali, perseguire azioni legali o controversie (per esempio, quando necessario per prevenire o rilevare frodi o crimini o rispondere a un'indagine normativa) |
9 |
Registrare, archiviare, gestire e seguire gli eventi avversi o i problemi di qualità del prodotto Astellas segnalati dagli HCP; per consentire comunicazioni dirette con gli HCP in relazione ad avvisi di sicurezza e richiami di farmaci e per facilitare e valutare l'efficacia della nostra comunicazione gli HCP in relazione ai piani di gestione del rischio relativi ai nostri prodotti in commercio |
10 |
Condurre sondaggi, ricerche di mercato e progetti di ascolto dei social media per comprendere le intuizioni e punti di vista sulla posizione di Astellas nel settore e il pensiero della comunità sanitaria su varie questioni e argomenti correlati |
11 | Gestire in modo efficiente il nostro rapporto con gli HCP nell'ambito degli accordi di collaborazione con i nostri partner (comprese, ad esempio, altre aziende farmaceutiche o aziende con le quali potremmo co-promuovere un medicinale) e per facilitare qualsiasi transazione aziendale e i relativi processi di due diligence. Questo include il trasferimento dell'autorizzazione all'immissione in commercio a un nuovo titolare, fusioni, acquisizioni e altri tipi di cessioni e ristrutturazioni aziendali. |
12 | Gestire in modo efficiente le attività relative alla partecipazione a riunioni o eventi online e in presenza organizzati o supportati da Astellas; inviare materiale di marketing diretto, aggiornamenti medici e scientifici, informazioni aziendali e/o prodotti o servizi che vengono forniti tramite posta o mezzi elettronici |
13 |
Nel caso di accesso al nostro ufficio o sede aziendale, raccoglieremo dati personali per ragioni di sicurezza per gestire l'accesso all'edificio, e potremmo anche acquisire immagini sulle nostre telecamere a circuito chiuso |
14 |
Documentazione e registri che contengono la corrispondenza ufficiale con le autorità come l'Agenzia italiano del Farmaco, il Ministero della Salute e altre Autorità e organismi ufficiali competenti in relazione all’attività di Astellas come azienda farmaceutica. |
In generale, useremo i dati personali raccolti per le finalità descritte nella presente Informativa o per le finalità che verranno dettagliate al momento della raccolta. Tuttavia, possiamo anche utilizzare i dati personali per altre finalità che non siano incompatibili con le finalità comunicate (come finalità di archiviazione per ragioni di pubblico interesse, di ricerca scientifica o storica, o per fini statistici) se e dove questo è consentito dalle leggi applicabili in materia.
Raccogliamo e trattiamo i dati personali degli HCP per:
Nei casi in cui il trattamento dei dati personali degli HCP non avvenga sulla base di una delle basi giuridiche indicate sopra, verrà fornita un'informativa privacy separata che indichi la base giuridica, oppure, otterremo il consenso preventivo, esplicito e specifico per farlo.
Nei casi in cui il trattamento dei dati personali degli HCP sia richiesto nell'ambito del rapporto contrattuale in essere, il mancato conferimento di questi dati può ostacolare la conclusione del contratto o comportare l'impossibilità per Astellas di eseguire gli obblighi contrattuali.
In caso di domande o richieste di informazioni relative alle basi giuridiche sulle quali si fonda la raccolta e il trattamento dei dati, si invita ad utilizzare i dettagli di contatto descritti al paragrafo “Come contattarci”.
Astellas tratta i dati personali degli HCP in conformità con la presente Informativa e nel rispetto dei seguenti principi:
In che modo Astellas protegge i miei dati personali?
Implementiamo misure di sicurezza fisiche, tecniche e organizzative appropriate per proteggere i dati personali da elaborazioni o divulgazioni non autorizzate o illecite. Le misure che utilizziamo sono progettate per fornire un livello di sicurezza appropriato al rischio di elaborazione dei dati personali degli HCP.
Possiamo incaricare terzi di elaborare i dati personali per conto di Astellas.
Richiediamo a tali responsabili del trattamento di trattare i dati personali e di agire rigorosamente secondo le nostre istruzioni e di prendere provvedimenti per garantire che i dati personali siano protetti. Possiamo diffondere i dati personali ai seguenti destinatari:
Le nostre affiliate e Società del Gruppo |
Diffusione e per scopi coerenti con la presente Informativa. Un elenco delle nostre attuali Società del Gruppo è disponibile su |
Fornitori di servizi e partners |
Terze parti che ci forniscono servizi di elaborazione dei dati o che altrimenti elaborano i dati personali per le finalità descritte nella presente Informativa o notificati all’interessato quando raccogliamo i suoi dati personali. Tali terzi possono trattare i dati personali nel contesto delle seguenti attività: 1. Creazione e diffusione di campagne e materiali per l'educazione sulle malattie e sui prodotti, comunicazione aziendale e attività di pubbliche relazioni in forma cartacea ed elettronica 2. Servizi di consulenza, come Comitati consultivi 3. Ricerche di mercato e social media 4. Pianificazione, esecuzione e valutazione delle nostre visite, eventi e interazioni, compreso il funzionamento di un sistema o strumento di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) e la profilazione, segmentazione e targeting 5. Sperimentazioni cliniche e pubblicazioni, compresa la collaborazione con le organizzazioni di ricerca clinica (CRO) 6. Monitoraggio e audit interni e relative azioni correttive/preventive 7. Attività di co-promozione 8. Gestione di interrogazioni di terzi, richieste di dati, reclami, azioni legali e whistleblowing/Speak Up 9. Elaborazione e pagamento dei compensi e organizzazione di viaggi e rimborsi spese e divulgazione degli stessi in base ai requisiti del codice applicabile 10. Servizi infrastrutturali e applicativi, gestione della piattaforma IT e supporto IT e servizi di comunicazione interna ed esterna 11. Archiviazione e gestione delle richieste di informazioni mediche e/o segnalazione di eventi avversi o reclami sulla qualità 12. Diffusione della comunicazione richiesta per legge 13. Garantire la sicurezza degli edifici Astellas o degli eventi Astellas |
Consulenti |
Fornitura di servizi di consulenza da parte di agenzie, revisori, consulenti contabili e legali ed eventuali professionisti analoghi in relazione ai servizi di consulenza che vengono forniti per scopi commerciali legittimi, con il divieto contrattuale di utilizzare i dati personali per qualsiasi altra finalità |
Autorità competenti |
Qualsiasi organismo di polizia competente, ente di regolamentazione, o agenzia governativa, tribunale o altra terza parte nel caso in cui la divulgazione sia necessaria (i) in forza delle leggi o dei regolamenti applicabili, (ii) per esercitare, stabilire o difendere i nostri diritti legali, o (iii) per proteggere gli interessi vitali dell’HCP o quelli di qualsiasi altra persona |
Potenziali acquirenti (e i loro agenti e consulenti) | In relazione a qualsiasi proposta di acquisto, fusione o acquisizione di parte della nostra attività, a condizione che l'acquirente sia informato che deve utilizzare i dati personali solo per le finalità indicate in questa informativa |
Altri soggetti |
Tale divulgazione sarà basata solo sul consenso |
Astellas non vende, e non lo farà senza il consenso dell’HCP, i dati e le informazioni a terzi.
Prendiamo inoltre precauzioni per consentire l'accesso ai dati personali solo a quei dipendenti che hanno una legittima necessità aziendale di accesso e con il divieto contrattuale di utilizzare i dati personali per qualsiasi altra finalità.
I dati personali degli HCP possono essere trasferiti ed elaborati in Paesi diversi da quello in cui si è residenti, compresi Cina, India, Filippine, Singapore e Stati Uniti. In questi Paesi può esservi una normativa in materia data protection differente rispetto a quella del Paese di origine degli HCP (e, in alcuni casi, possono non essere altrettanto protettive). Inoltre, le Società del nostro Gruppo e i fornitori di servizi e partner terzi operano in tutto il mondo. Ciò significa che quando raccogliamo i dati personali, possiamo elaborarli in uno qualsiasi di questi Paesi.
Abbiamo adottato misure di sicurezza adeguate affinché i dati personali rimangano protetti nel rispetto di quanto previsto dalla presente Informativa. Queste includono l'implementazione delle Clausole Contrattuali Standard della Commissione Europea per i trasferimenti di dati personali tra le Società del nostro Gruppo, le quali richiedono a tutte le Società del Gruppo di proteggere i dati personali che trattano in conformità con le leggi applicabili sulla protezione dei dati. Gli HCP possono esercitare uno dei diritti descritti nella sezione "I tuoi diritti di protezione dei dati" in relazione ai dati personali che trasferiamo a Società del Gruppo al di fuori del Paese in cui risiedono. Implementiamo analoghe garanzie contrattuali appropriate con i nostri fornitori di servizi e partner terzi.
Ulteriori dettagli possono essere forniti su richiesta contattando il Responsabile della Protezione dei Dati utilizzando i dettagli di contatto forniti nella sezione "Come contattarci".
Conserviamo i dati personali che raccogliamo dall’HCP, laddove abbiamo una legittima necessità aziendale di farlo ovvero un obbligo legale.
Non conserveremo i dati personali più a lungo di quanto sia necessario per le finalità per le quali li trattiamo o come richiesto dalla legge, dal contratto, dalla Policy Globale per la Gestione dei Registri e delle Informazioni di Astellas e dalla Policy di conservazione dei dati di Astellas.
Rispondiamo alle richieste che riceviamo da interessati che desiderano esercitare i loro diritti di protezione dei dati in conformità con tutte le leggi applicabili sulla protezione dei dati.
Possiamo utilizzare algoritmi nelle nostre attività di profiling e decisionali. Per esempio, possiamo classificare l’HCP come professionista della salute utilizzando un algoritmo per valutare la sua competenza professionale, l'attività di ricerca e le pubblicazioni, l'esperienza clinica, le qualifiche accademiche e le preferenze di comunicazione. Usiamo questa categorizzazione per supportare la nostra pianificazione di potenziali collaborazioni, contatti, visite e incontri con l’HCP. Le decisioni basate sul nostro uso di algoritmi saranno tipicamente fatte da individui e non avranno alcun effetto significativo per gli HCP. Tuttavia, verranno fornite ulteriori informazioni e, se necessario, chiederemo il consenso preventivo se verranno utilizzati processi completamente automatizzati che produrranno effetti legali o altri effetti significativi per gli HCP.
Non intendiamo far utilizzare i nostri siti web, le applicazioni o i servizi online a persone di età inferiore ai 18 anni.
Potremmo aggiornare la presente Informativa alla luce di mutamenti normativi, tecnici o commerciali. Quando aggiorniamo la nostra Informativa, pubblicheremo qualsiasi revisione nelle sezioni relative alla privacy dei nostri siti web aziendali (l'elenco dei nostri siti web è accessibile utilizzando: https://www.astellas.com/eu/worldwide) e potremmo adottare ulteriori misure appropriate per informare gli HCP, coerentemente con la rilevanza dei cambiamenti che verranno apportati. È possibile risalire alla data di ultimo aggiornamento della presente Informativa controllando la data di "ultimo aggiornamento", nella parte superiore dell’Informativa.
Se l’HCP desidera esercitare uno qualsiasi dei diritti di protezione dei dati, siete pregati di inoltrare la richiesta all'indirizzo: http://www.astellas.com/eu/dsr.
Nel caso di domande o dubbi sul nostro trattamento dei dati personali, l’HCP può sempre contattare il Responsabile della Protezione dei Dati di Astellas utilizzando i seguenti dettagli: privacy@astellas.com.
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